Veel bedrijven werken inmiddels met Microsoft Teams. Een programma waarbij je efficiënt met elkaar kunt samenwerken. Want behalve chatten en vergaderen kun je tegenwoordig ook écht bellen. Online naar je collega, maar ook het vaste (bedrijfs-)nummer van een klant/bedrijf of diens 06-nummer. Ook als diegene geen Teams gebruikt. ICT Specialist en WoIP hebben zich de afgelopen periode verdiept in de mogelijkheden van Teams en leggen aan de hand van dit artikel de interessantste mogelijkheden uit.
“Bellen met Teams? Waarom heb ik dat nodig?” Het voelt een beetje alsof we teruggaan naar 1998. De mobiele telefoons waren geïntroduceerd en menigeen trok een smerig gezicht. “Bellen in de auto? Waarom zou ik dat doen?” Herinner je je het nog?
Het was voor velen haast ondenkbaar dat we via bluetooth gesprekken in de auto gingen voeren. Toch is het inmiddels niet meer weg te denken uit onze samenleving. Daarbij staat de innovatieve markt geen moment stil. Misschien maar goed ook, want anders stond er vandaag de dag nog altijd een houten paal om onze paarden aan vast te knopen in plaats van een elektrische laadpaal.
Bellen naar externen
Microsoft Teams heeft een enorme slag gemaakt in tijden van corona. Iedereen was ineens via Teams aan het chatten en videobellen. Het is dan ook algemeen bekend dat het een alles-in-één-portal is. Minder bekend is dat er verschillende opties zijn die je kunt toevoegen. Zo kun je je mail toevoegen en kun je bestanden via Sharepoint met elkaar delen en hier ook tegelijkertijd in kunt werken. Daarnaast is het met de juiste licentie ook mogelijk om te bellen naar externen.
Corjan van WoIP legt uit: “Met de juiste licentie kun je dus ook naar het 06-nummer van de klant of het algemene nummer van een bedrijf bellen.” Het voordeel? Een nog cleaner bureaublad én flexibiliteit in je werk. Leo van ICT Specialist: “Je hoeft niet op kantoor te zijn om de telefoon op te kunnen nemen. Callcenters kunnen dus ook vanuit huis opereren. Ook voor bedrijven zonder callcenter is het interessant, omdat het je veel flexibiliteit geeft. Je kunt dus eenvoudig via al je apparaten inloggen op Teams en zowel thuis, op de zaak als in een koffietent aan het werk gaan.”v
Welkomstboodschap inspreken
Naast het bellen zijn er nog een aantal andere handige functies binnen Teams die nog niet bekend zijn bij het grote publiek. “Zo kun je scenario’s maken. Bijvoorbeeld wanneer je meerdere mensen hebt die de telefoon opnemen, kun je instellen dat degene die het minst gedaan heeft, als eerste het telefoontje krijgt,” aldus Corjan van WoIP.
En wat te denken van het laten inspreken van een welkomstboodschap of afwezigheidsmelding. “Je kunt nu in Teams een tekst typen, bijvoorbeeld: ‘We zijn afwezig tot en met…’ en instellen. Een robotstem, die nog menselijk klinkt ook, spreekt het dan uit. Je hoeft dus geen collega’s meer te charteren voor deze boodschappen.”
Voor iedereen geschikt?
Is Teams voor ieder bedrijf geschikt? Corjan van WoIP en Leo van ICT Specialist schudden hun hoofd. “Bij elke beslissing die je voor je bedrijf neemt, is het goed om erover na te denken en advies te vragen. Ja, Teams biedt veel mogelijkheden en helpt je om heel efficiënt te werken. Maar in welke vorm, met welke licenties en welke instellingen voor jouw bedrijf interessant zijn, kunnen heel erg verschillen. Blijf daarom vooral áltijd je vragen stellen en advies inwinnen.”